El control es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción
correctiva cuando se necesita. Una de las razones más evidentes de la
importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede
desviar.
La aplicación de un control
en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir
fallas o errores existentes y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.
La aplicación del control a
una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar distintos beneficios y
logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso que se quiera
"controlar" es importante porque establece medidas para corregir las
actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, se aplica a
todo; a unidades, a personas, y a los actos, determina y analiza rápidamente
las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en
el futuro, localiza los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen las medidas correctivas, proporciona información
acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento
al reiniciarse en el proceso de planeación, reduce costos y ahorra tiempo al
evitar errores, su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la productividad
de todos los recursos de la empresa.
Una de las Técnicas de
Control administrativo que se utiliza comúnmente y que es muy útil para la toma
de decisiones es el presupuesto puesto que permite alcanzar algunos propósitos
de cualquier organización como correlacionar la planeación, delegar autoridad
sin pérdida de control, mantener el orden en los procesos, determinar el
capital requerido y asignar la distribución del capital
Existen diferentes formas de
presentar los presupuestos, dentro de los cuales se pueden encontrar los
Presupuestos de Ingresos y Gastos que representa la distribución de los
ingresos y egresos de operación, este se formula en términos monetarios, así
como pronostico de ventas, también existe el Presupuestos de Tiempo, Espacios,
Materiales y Productos, este por lo regular se presenta en unidades o volumen
dentro de los cuales se contemplan los siguientes rubros: mano de obra directa,
maquinas, horas, unidades de materiales, metros cuadrados asignados y unidades
producidas. Adicionalmente, los Presupuestos de Gastos de Capital donde se
presenta la distribución en la que se realizará el capital, es decir en que se
invertirá y puede ser en: gastos de capital para planta, maquinaria, equipo,
inventarios y otras partidas. Ya sea que se les elabore a corto o largo plazo.
Ya que son muy delicados porque son planificados y no menos importante
presupuestos de Efectivo el cual es un pronóstico de ingresos y egresos de
efectivo con base en el cual medir la experiencia real de efectivo, en otras
palabras es decir tener un control sobre el efectivo que ha de manejarse dentro
de cada departamento de la empresa.
Al realizarse los
presupuestos se corren ciertos riesgos tales como la SOBREPRESUPUESTACION, en
estos presupuestos se toman en cuenta hasta los más mínimos gastos de
fabricación esto afecta porque al llegar a lo presupuestado no se podrán
adquirir más si se necesitaran. ATROPELLAMIENTO DE LAS METAS DE LA EMPRESA, en
ocasiones puede anteponerse el presupuesto a las metas de la empresa, olvidando
los objetivos de la misma. Podemos incurrir en OCULTAMIENTO DE INEFICIENCIAS
donde a veces un gasto hecho en el pasado se toma en cuenta en los nuevos
presupuestos sin considerar si este es realmente indispensable, o si se puede
eliminar esto hace caer en deficiencias de la administración, sin embargo
muchas veces esto no se nota. Otro riesgo que corremos se denomina CAUSA DE
INFLEXIBILIDAD: En algunas empresas los presupuestos se hacen de forma
inflexible lo que significa que no se puede modificar, lo cual limita en
algunas ocasiones la realización de ciertos planes.
Claro está, que muchas
empresas considerando los riesgos antes mencionados, han ejecutado un nuevo
concepto denominado presupuestos variables los que regularmente se hacen a 6 o
12 meses, permitiendo modificarlos de acuerdo a los requerimientos de la
producción o ventas, porque estos se basan en análisis de partidas de gastos.
Estos pueden ayudar a los gerentes a planificar mejor sus costos al especificar
programas de costos para distintos niveles de volumen.
Cabe destacar que para ejercer
un buen control y mantener un equilibrio en los presupuestos debemos considerar
Las Tecnologías de Información que tiene como objetivo el desarrollo de sistemas de información
que ayudan a resolver problemas de la administración. Por tal
motivo, las organizaciones tanto lucrativas como no lucrativas deben mantenerse
a la vanguardia en sus diferentes campos de acción, y para poder realizar esto
deben contar con lo último en sistemas de información que puedan cubrir las
necesidades tanto de su entorno interior como de su entorno exterior. El
rediseño de una organización basado en la adquisición de nuevas tecnologías de
información que den paso a un nuevo sistema de información no es tarea fácil,
se tienen que tomar en cuenta muchos aspectos de la organización (recursos
humanos, económicos y operativos) y se debe seguir un proceso previamente
definido para poder hacer que este rediseño sea todo un éxito. Lo primero que
se debe realizar en el rediseño de una organización con sistemas de información
es el análisis de las necesidades. Existen dos metodologías importantes para
determinar las necesidades de información esenciales de la organización en su
totalidad. En primer lugar, el análisis de la empresa, el cual examina toda la
organización en términos de sus unidades, funciones, procesos y elementos de
información y por otra parte el análisis de los factores críticos para el
éxito, el cual se basa en la premisa de que las necesidades de información de
una organización están determinadas por un número reducido de factores críticos
para el éxito (CSF, del inglés critical success factors).
Existen cuatro clases de
cambio estructural en las organizaciones que se pueden presentar en el rediseño
de una organización en base a sistemas de información como la automatización
que es la forma más común de cambio en la organización que la tecnología de
información hace posible. Esta utiliza computadoras para acelerar el desempeño
de tareas existentes. También, la racionalización que consiste en la
agilización de los procedimientos operativos estándar eliminando cuellos de
botella obvios, de modo que la automatización haga más eficientes los
procedimientos operativos. Por otro lado, la reingeniería, que implica
rediseñar radicalmente el flujo de trabajo y los procesos de negocios que se
siguen para generar productos y servicios, con el objeto de reducir
radicalmente los costos del negocio y la forma más radical de cambio en los
negocios que son los Cambios de paradigma y consiste en una reconceptualización
de la naturaleza del negocio y de la organización misma. Como se comentó en un
principio, el objetivo de la Administración de las tecnologías de la información
tiene por objeto el desarrollo de sistemas de información que permitan dar
solución a problemas de administración. En este sentido existen herramientas
informacionales que se esmeran en proporcionar una infraestructura para
enfrentar las necesidades de gestión en las organizaciones.
Una parte de la
administración en los sistemas de información utilizado en muchas empresas es
el Sistema de Información Gerencial (SIG), el cual se constituye de la
interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos, que en
conjunto son llamados sistemas de información. Su objetivo principal es
solucionar los problemas empresariales que surjan día a día. Los SIG o MIS
(también denominados así por sus siglas en inglés: Management Information
System) se diferencian de los sistemas de información comunes cuando al
analizar la información utilizan sistemas distintos para llevar a cabo las
actividades operacionales de la organización. En general un SIG es un sistema
integrado usuario-máquina cuya finalidad es proveer de información que apoye
las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una
empresa, para ello toma como herramientas principales equipos de cómputo con un
software especializado, procedimientos, manuales y modelos para el análisis a
su vez éstas herramientas van de la mano con la planificación, el control y la
toma de decisiones.
Algunas áreas donde se han
desarrollado programas vanguardistas de informacion son el área de Recursos
Humanos o de Gestión de Talento donde pueden encontrar paquetes de software
para correr un sistema de información específico con ánimo de gestionar el
capital humano mediante la integración de 4 módulos de información: nóminas,
prestaciones sociales, indicadores de productividad y gestión de recursos
humanos. Con lo anterior se establecen conexiones funcionales que permiten
disminuir costos e incrementar la productividad del personal en las
organizaciones. Y en la parte comercial o Marketing utilizan un sistema de
información para administrar su relación con los clientes llamado CRM (Customer
Relationship Management), el cual sirve para llevarles seguimiento específico a
las necesidades de estos para cubrirlas de forma eficiente. Este sistema
funciona en base a un Datawarehouse (Almacén de datos) con todos los datos de
cada uno de los clientes, un gestor que los administra y un departamento de
telemarketing. Es actualmente uno de los pilares fundamentales del servicio
postventa.
Actualmente, existe un gran Impacto de las computadoras
en las funciones de administradores de diferentes niveles organizacionales. En
el nivel de supervisión, las actividades son por lo general sumamente
programables y repetitivas. Consecuentemente, el uso de computadoras esta muy
difundido a este nivel. La programación, la planeación de las actividades
diarias y el control de las operaciones son sólo algunos ejemplos de ello. Los
administradores de nivel intermedio, tales como jefes de departamento o
gerentes de planta, son usualmente responsables de la administración y la
coordinación. No obstante, buena parte de la información importante para ellos
se encuentra también a disposición de la alta dirección si la compañía cuenta
con un amplio sistema de información. Por esta razón hay quienes piensan que
las computadoras reducirán la necesidad de disponer de administradores de nivel
intermedio, aunque también hay quienes prevén una ampliación y transformación
de sus funciones. Los administradores de alto nivel son responsables de la
estrategia y políticas generales de la organización. Además de determinar la
dirección general que debe seguir la compañía, son responsables de la
interacción adecuada entre la empresa y su ambiente. Es evidente entonces que
las tareas de los directores generales no son programables fácilmente. Aun así,
los administradores de alto nivel pueden usar computadoras para recuperar
información de bases de datos que les facilite la aplicación de modelos de
decisión. Esto permite que una compañía responda oportunamente a cambios en las
condiciones externas. Con todo, es probable que el uso de computadoras afecte
menos las labores de los administradores de alto nivel que las de los
administradores de niveles inferiores.
Por lo tanto la tecnología de la información puede
generar ciertos retos, por ejemplo, eliminar el uso no autorizado de
información es sólo uno de ellos. Otros son reducir la resistencia al uso de
computadoras, para los estudiantes de preparatoria suele ser sumamente cómodo
usar computadoras, mas no así para la generalidad de los administradores,
algunos de los cuales incluso parecerían temerles. Un estudio al respecto
reveló que lo común es que los ejecutivos aquejados por esta fobia sean de sexo
masculino y de alrededor de 50 años de edad y que hayan trabajado la mayor
parte de su vida en la misma compañía. Este temor podría explicar por qué
ciertos administradores se niegan a usar computadoras. Temen parecer ineptos si
no comprenden la nueva tecnología o carecer de las habilidades de manejo de
teclado a menudo necesarias para introducir datos en las computadoras. Teclear
era antes labor de secretarias, no de administradores. En Kaiser Permanente, la
mayor organización de mantenimiento de la salud en Estados Unidos, los doctores
se resistían a la nueva tecnología de información porque tenían que capturar
los registros médicos de sus pacientes. Para fomentar su uso, se les entregaron
listas de verificación que pudieran llenar fácilmente. Cuando se materializaron
los beneficios, la resistencia disminuyó
Otro desafío con el cual nos podemos encontrar es
promover la adaptación a dispositivos de reconocimiento de voz, la intención es
introducir datos en computadoras mediante el habla normal, no con el uso del
teclado. Varias compañías trabajan ya en la elaboración de estos dispositivos.
Desde hace algún tiempo existen ya usos limitados del reconocimiento simple de
voz. El solo enriquecimiento del vocabulario mediante la ampliación de la
memoria no es suficiente. Imagínese usted qué tan sofisticado tendría que ser
un programa para distinguir palabras de sonido similar, como "cesión"
y "sesión" o "tasa" y "taza". Pero a pesar de tan
complejos problemas, algunas personas creen que los esfuerzos realizados en
este campo darán por resultado productos capaces de revolucionar el trabajo de
oficina. Después de un inicio lento, la tecnología de reconocimiento de voz se
usa cada vez más en los centros de recepción de las compañías telefónicas,
aerolíneas y empresas de servicios financieros. El rendimiento económico de
esta tecnología es uno de los principales factores de su creciente uso. Las
computadoras son menos caras y el acceso a Internet de banda ancha y Ethernet
inalámbrico se ha hecho más común. Con todo, es probable que el mayor impacto
del reconocimiento de voz esté en los automóviles. Quizá el impedimento más
importante de este adelanto sea, por lo menos en algunos países, el desacuerdo
sobre un estándar industrial uniforme.
El amplio uso de computadoras independientes suele dar
lugar a la duplicación de esfuerzos. Es probable, por ejemplo, que computadoras
de escritorio no tengan acceso a una base de datos alojada en una macro o
minicomputadora. A esto se debe que se
hayan desarrollado redes de cómputo que enlazan estaciones de trabajo entre sí,
con computadoras más grandes y con equipo periférico. Personas en diferentes
estaciones de trabajo pueden comunicarse entre sí y tener acceso al mismo
tiempo a otras computadoras. Además, las estaciones de trabajo se pueden
conectar con hardware de alto costo, el que de otra manera sería subutilizado
por un solo usuario. Por ejemplo, varios usuarios pueden compartir impresoras
láser o unidades de respaldo en cinta que aseguran el almacenamiento de
archivos de datos. Existen muchas otras aplicaciones de las redes de cómputo,
como el correo electrónico y la recopilación y diseminación de datos
industriales y acerca de futuras tendencias. Aunque las redes de cómputo
todavía están en pañales, adelantos tecnológicos nuevos están transformando
rápidamente los sistemas de manejo de información.
Adicionalmente y cada vez con más auge surge la necesidad
de instrumentar redes de cómputo y de Internet, se trata en realidad de una red
de redes. Abarca desde las grandes redes formales de AT& T hasta las redes
informales a disposición de cualquier persona. Se originó en 1969 en el
Departamento de Defensa de Estados Unidos, con el propósito de enlazar a éste
con contratistas de investigaciones militares y universidades que realizaban
estudios para el ejército estadounidense. En la actualidad la emplean lo mismo
el gobierno y las universidades que las compañías y cualquiera con una
computadora y un módem, Los individuos suelen recurrir a servicios en línea
como los que prestan las compañías America Online, CompuServe, Earthlink o
Prodigy para enviar y recibir correo electrónico (e-mail) "chatear"
con personas de cualquier parte del mundo y consultar información (de, por
ejemplo, bibliotecas, la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, pronóstico
del tiempo o resultados deportivos). Internet es asimismo un excelente instrumento
para realizar investigaciones sobre compañías y hacer negocios. Otro de sus
usos más comunes es la comunicación por medio de "tableros
electrónicos" sobre temas como asesoría de cómputo, aficiones, eventos
deportivos, etc. Crear una gran comunidad es uno de los principales propósitos
de Internet. La Internet obtuvo enorme impulso con la aparición de la llamada
World Wide Web ("telaraña mundial", WWW), la cual fue desarrollada en
un laboratorio de partículas en Europa. La norma para la representación de datos
se denomina lenguaje de marcación de hipertexto (HTML, hypertext markup
language). La difusión de la WWW se vio ampliamente favorecida por el
lanzamiento del navegador Mosaic, creado por Marc Andreessen, estudiante de la
Universidad de IIlinois. Por medio de Mosaic se tiene acceso a información todo el mundo. Por ejemplo, se pueden visitar
las "páginas principales" (Home pages) de las compañías, en las que
es posible obtener información sobre éstas Y sus productos y servicios. Mosaic
podía descargarse gratuitamente a una computadora en haciendo conexión con la
Universidad de IlIinois. Pero más tarde, en 1995, Andreessen lo puso en oferta
pública la versión comercial de Mosaic, llamada Netscape, lo que convirtió en
multimillonario.
La comunicación electrónica también está ejerciendo un
poderoso impacto sobre el lenguaje. La nueva jerga cibernética a la que ha dado
lugar ha creado términos tan novedosos como "navegador web" (programa
que permite recorrer la World Wide Web de Internet), "newsgroup'
("grupo de interés"), "World Wide Web", “netiquette”
("normas de etiqueta de la Red") y, por supuesto, "Internet” La
lengua une al mundo, y el idioma de más amplio uso en Internet es el inglés. Se
calcula que 80% de la información almacenada en computadoras se encuentra en
inglés. Se ignora, en cambio, cuánta información en Internet se halla en
inglés. Sin embargo, casi todo el material científico existente en Internet
está en inglés. Para avanzar en su profesión y manejarse en el ámbito global,
los individuos tendrán que saber inglés aun si ésta no es su lengua materna.
Internet también tiene aplicaciones políticas. Los
gobiernos asiáticos, por ejemplo, desean volverse "modernos". Al
mismo tiempo, sin embargo, objetan el pluralismo político de Occidente. Singapur
busca ser un país tecnológicamente avanzado en el ciberespacio, pero considera
la posibilidad de limitar material censurable transmitido en Internet.
(2010, 09). Técnicas De Control Del Presupuesto. BuenasTareas.com.
Recuperado 09, 2010, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Tecnicas-De-Control-Del-Presupuesto/679619.html
Recuperado 09, 2010, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Tecnicas-De-Control-Del-Presupuesto/679619.html
Realizado
por:
GUERRERO GUILLEN, FRANCIS YOHANA
C.I. 18.499.847
Excelente aporte, sólo debes cuidar que no sea tan extenso. Debe guardar equilibrio con los demás artículos. ¡Felicitaciones¡
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